Nghỉ việc hoặc bị sa thải ở Nhật Bản không đồng nghĩa tư cách lưu trú bị hủy ngay lập tức. Tuy nhiên, thẻ cư trú còn hạn không cho phép bạn tự do làm mọi công việc, và nhiều diện cư trú dựa trên hoạt động lao động có nghĩa vụ thông báo cho Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản (ISA) trong vòng 14 ngày khi hợp đồng cũ kết thúc hoặc hợp đồng mới bắt đầu. Đây có thể là hai sự kiện với hai hạn riêng, không phải chỉ một lần khai báo thay đổi công ty.
Lộ trình an toàn: đọc đúng tên tư cách lưu trú trên thẻ, xác định sự kiện phải thông báo, kiểm tra công việc và doanh nghiệp mới có được phép hay phải xin chuyển tư cách trước khi bắt đầu, rồi giải quyết riêng bảo hiểm y tế, lương hưu và quyền lợi thất nghiệp.
Phân loại trước khi chuyển công ty
| Tư cách lưu trú | Sự kiện cần xem xét | Thủ tục chủ yếu |
|---|---|---|
| Kỹ sư / Chuyên môn nhân văn / Dịch vụ quốc tế (Gijinkoku), Nghiên cứu, Chăm sóc, một số trường hợp Biểu diễn, Lao động có kỹ năng | Kết thúc hợp đồng, bắt đầu hợp đồng mới, đơn vị đổi tên/địa chỉ hoặc giải thể | Thông báo tổ chức ký hợp đồng |
| Specified Skilled Worker (Tokutei Ginō) | Đổi doanh nghiệp tiếp nhận cần xin và nhận phép thay đổi tư cách trước khi làm cho nơi mới | Thông báo 14 ngày là nghĩa vụ riêng, không phải giấy cho phép chuyển |
| Highly Skilled Professional (HSP) | HSP 1(a)/(b) và HSP 2(a)/(b) áp dụng quy tắc đơn vị ký hợp đồng; HSP 1(c) và HSP 2(c) phù hợp áp dụng quy tắc đơn vị hoạt động | HSP 1 đổi tổ chức được chỉ định phải xin phép chuyển tư cách trước hoạt động mới; không tự suy ra quy tắc HSP 2 giống hệt |
| Giáo sư, Quản lý kinh doanh, Pháp lý/kế toán, Y tế, Giáo dục, Thuyên chuyển nội bộ, Thực tập kỹ năng, Du học, Thực tập | Rời/chuyển đơn vị hoạt động, tổ chức đổi tên, địa chỉ hoặc chấm dứt | Thông báo đơn vị hoạt động |
| Thường trú, Vợ/chồng hoặc con của công dân Nhật, vợ/chồng hoặc con của thường trú nhân, Định cư dài hạn | Thường không thuộc danh sách thông báo hợp đồng lao động nêu trên | Vẫn có thể có nghĩa vụ đổi địa chỉ, gia đình hoặc hồ sơ khác |
| Người phụ thuộc, Du học sinh có phép làm thêm | Kiểm tra giới hạn công việc và giấy phép hoạt động ngoài tư cách | Lời mời làm việc không có nghĩa được làm không giới hạn |
Danh mục thủ tục ISA phân loại chi tiết theo đúng tư cách. Bảng này cho biết thủ tục cần kiểm tra, không chứng nhận rằng ai cũng được chuyển công ty bằng một tờ thông báo.
Quy tắc 14 ngày: tính từ sự kiện thực tế
Với diện tổ chức ký hợp đồng, sự kiện thường là hợp đồng cũ kết thúc, hợp đồng mới có hiệu lực, tổ chức đổi tên/địa chỉ hoặc giải thể. Với diện tổ chức hoạt động, có thể là rời hoặc chuyển trường/cơ sở, tốt nghiệp, thay đổi đơn vị. Không dùng mẫu đơn nghỉ việc của nhân viên cho trường hợp rời trường chỉ vì đều có chữ “rời”.
Người cư trú phải tự nộp thông báo áp dụng cho mình. Công ty có nghĩa vụ báo cáo riêng không tự thay thế thông báo của người nước ngoài.
Ví dụ hai ngày: hợp đồng kỹ sư cũ chấm dứt 30/11/2026. Hợp đồng mới ký từ 20/11 nhưng ghi ngày có hiệu lực và vào làm là 08/12/2026. Hãy xem xét 30/11 là sự kiện kết thúc cũ, 08/12 là sự kiện hợp đồng mới phát sinh; kiểm tra hạn 14 ngày riêng cho từng sự kiện thay vì coi ngày ký 20/11 là ngày đã chuyển việc. Mẫu ISA 1-5 chỉ dẫn dùng ngày hiệu lực/ngày gia nhập và không khai sự kiện tương lai; nếu ngày pháp lý và ngày ca làm khác nhau, hỏi ISA và lưu lời giải thích.
FAQ thông báo của ISA cho biết không nộp thông báo cho sự kiện chưa xảy ra. Nếu đã bỏ lỡ hạn, nộp sớm nhất có thể và giữ chứng cứ, chứ đừng nghĩ nộp trễ không còn ý nghĩa.
Trường hợp vừa thay đổi tư cách vừa đổi công ty
Thông báo 14 ngày, đơn xin thay đổi tư cách và quyết định chấp thuận là ba việc khác nhau. FAQ ISA Q9 nêu rằng xin gia hạn thời hạn lưu trú cùng lúc đổi việc không loại bỏ nghĩa vụ thông báo; Q10 có ngoại lệ về thông báo chuyển việc khi quyết định thay đổi tư cách lưu trú được chấp thuận đồng thời. Nhưng hướng dẫn riêng HSP Q49 nói HSP 1 đổi tổ chức phải xin thay đổi tư cách và xem xét thông báo theo Điều 19-16. Không suy ra Q10 xóa mọi thông báo liên quan việc kết thúc hợp đồng cũ hay miễn mọi bước với HSP/SSW.
Với HSP 1 hoặc SSW, nên hỏi văn phòng ISA theo ba câu riêng: (1) kết thúc hợp đồng/đơn vị cũ phải báo gì và ngày nào, (2) thông báo phát sinh ở tổ chức mới có thuộc ngoại lệ Q10 sau khi đã được chấp thuận chuyển tư cách không, và (3) hạn nào còn phải tuân thủ. Nêu rõ HSP 1(a)/(b)/(c) hay diện SSW. Không chờ quyết định tư cách mới đến mức trễ thông báo cũ; không bắt đầu việc mới khi phép bắt buộc còn chờ. Một số tài liệu HSP và FAQ chính thức chưa mở được toàn văn trong đợt đối chiếu gốc, nên đây là cách đọc thận trọng, không phải xác nhận miễn khai báo hàng loạt.
Gửi thông báo ở đâu?
ISA có dịch vụ điện tử, văn phòng vùng và một số thủ tục gửi bưu điện với mẫu/copy thẻ cư trú theo yêu cầu. Xem trang tổ chức ký hợp đồng hoặc đơn vị hoạt động phù hợp. Lưu mã biên nhận hoặc bằng chứng bưu điện; không nhầm hệ thống thông báo với nộp hồ sơ xin phép chuyển tư cách.
Được bắt đầu ở công ty mới khi nào?
Thông báo không phải giấy phép làm việc. Trước ngày đầu tiên, xác định: (1) công việc mới có nằm trong phạm vi hoạt động tư cách hiện tại không; (2) diện của bạn có yêu cầu chuyển tư cách/đổi tổ chức và nhận chấp thuận trước khi làm không.
Một kỹ sư Gijinkoku chuyển sang vai trò kỹ thuật chuyên môn tương đương có thể vẫn phù hợp tư cách cũ nếu nội dung công việc thực tế và điều kiện đáp ứng. Nhưng đổi sang ngành không liên quan không thể hợp pháp chỉ bằng cách báo hợp đồng mới.
- HSP 1: công ty/cơ quan được chỉ định gắn với tư cách HSP 1; đổi cơ quan cần xin và được chấp thuận thay đổi tư cách trước hoạt động mới, dù vẫn ở HSP 1. Xem riêng thông báo cũ/mới theo Q49/Q10. Điểm HSP không thay thế quyết định. Không tự áp dụng nguyên tắc doanh nghiệp được chỉ định này cho tất cả HSP 2.
- Specified Skilled Worker (SSW): hướng dẫn ISA yêu cầu thay đổi tư cách trước khi làm cho công ty khác. Việc gửi thông báo hợp đồng trong 14 ngày không thay thế phê duyệt này.
- Du học sinh và người phụ thuộc: giấy phép hoạt động ngoài tư cách có giới hạn; không được nhận việc toàn thời gian chỉ vì tìm được nhà tuyển dụng.
- Đổi sang nghề khác: xem có cần thay đổi tư cách trước khi thực hiện công việc mới; với một số diện Dịch vụ nhân văn/kỹ sư có thể cân nhắc xin Certificate of Authorized Employment (shūrō shikaku shōmeisho) để làm rõ quyền làm việc, không phải giấy bắt buộc với mọi lần đổi việc.
Xem thêm hướng dẫn làm việc và lưu trú Nhật Bản.
Thất nghiệp có bị hủy tư cách sau 3 tháng?
Không có bảo đảm chung rằng mọi người được “90 ngày tìm việc”, cũng không có quy tắc hủy tự động vào đúng ngày thứ 90. FAQ ISA về hủy tư cách, Q69 phân biệt: (a) không thực hiện hoạt động được phép trong khi định thực hiện hoạt động khác không có lý do chính đáng, không cần chờ đủ ba tháng; và (b) không liên tục thực hiện hoạt động theo tư cách trong ba tháng ở nhiều diện (một số HSP 2 là sáu tháng) nếu không có lý do chính đáng. Đây là căn cứ xem xét và giải thích cá nhân, không tự động gia hạn ngày trên thẻ hay hủy khi đồng hồ điểm ba tháng.
ISA nêu việc thực sự tìm kiếm việc mới sau khi nghỉ có thể là một ví dụ lý do chính đáng. Hãy lưu nhật ký ứng tuyển, email nhà tuyển dụng, lịch phỏng vấn, giấy chấm dứt hợp đồng và biên bản trao đổi với ISA. Chứng cứ giúp giải thích sự việc không bảo đảm kết quả. Nếu hạn lưu trú gần hết, hỏi ISA về thủ tục hợp pháp trước khi hết hạn; gửi thông báo chuyển việc không phải đơn gia hạn.
Bảo hiểm thất nghiệp: Hello Work là hệ thống riêng
Nếu đã đóng Employment Insurance (koyō hoken) và mất việc, bạn có thể đủ điều kiện trợ cấp tìm việc (kihon teate) qua Hello Work. Quyết định phụ thuộc lịch sử đóng, nguyên nhân mất việc, khả năng đi làm và yêu cầu tìm việc; thẻ cư trú không tự sinh quyền trợ cấp, và trợ cấp cũng không cấp quyền làm công việc không phù hợp tư cách.
Yêu cầu công ty giấy tờ chấm dứt, nhất là rishokuhyō, sau đó đăng ký người tìm việc ở Hello Work phụ trách địa chỉ. Tài liệu MHLW giải thích thủ tục, nhưng điều kiện hiện hành phải theo đánh giá thật của cơ quan.
Bảy ngày chờ ban đầu được tính sau khi Hello Work xác định đủ điều kiện dựa trên hồ sơ, không tự động từ ngày nghỉ việc. Với trường hợp tự nguyện nghỉ thông thường từ 01/04/2025, hạn hạn chế thanh toán bổ sung thường là một tháng, không còn mặc định hai tháng cũ; nhiều lần tự nguyện nghỉ theo điều kiện hoặc sa thải do lỗi nặng có thể là ba tháng. Một số khóa đào tạo nghề đủ điều kiện có thể loại bỏ phần hạn chế bổ sung, không loại bỏ bảy ngày chờ đầu. MHLW FAQ và hướng dẫn đào tạo là nơi kiểm tra. Đây là lịch chi trả tiền trợ cấp, không phải thời hạn ISA cho phép ở lại.
Bảo hiểm y tế sau khi nghỉ: bốn lựa chọn
| Phương án | Phù hợp khi nào | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Bảo hiểm của công ty mới | Bạn đủ điều kiện tham gia bảo hiểm qua nơi làm mới | HR xác nhận ngày hiệu lực để tránh trống bảo hiểm |
| Bảo hiểm y tế quốc dân (NHI) | Cư dân đủ điều kiện không được bảo hiểm khác chi trả | Đăng ký tại quận/thành phố, hạn chuyển đổi thường 14 ngày kể từ khi đủ điều kiện |
| Tự nguyện tiếp tục bảo hiểm cũ (nin'i keizoku) | Đủ điều kiện giữ bảo hiểm đã tham gia và tự trả phí | Với Japan Health Insurance Association, đơn phải đến nơi nhận trong 20 ngày tính từ ngày sau khi nghỉ; nếu hạn cuối trùng ngày nghỉ, theo quy tắc ngày làm việc kế tiếp |
| Người phụ thuộc qua bảo hiểm của người thân | Được công ty/bảo hiểm của người thân chấp nhận về quan hệ và thu nhập | Đăng ký đúng thủ tục với đơn vị bảo hiểm |
Japan Health Insurance Association thường yêu cầu ít nhất hai tháng liên tục trước đó để tham gia dạng tự nguyện; công ty không còn trợ cấp phần phí nên số tiền có thể cao hơn khoản từng trừ lương. So sánh phí NHI dự tính theo thu nhập năm trước và hộ gia đình với phí tự nguyện, hỏi có giảm phí khi mất việc bất khả kháng không; đừng tự coi mình được giảm. Nếu từ NHI chuyển sang bảo hiểm công ty, hãy chủ động báo rút khỏi NHI, không tự kết thúc.
Năm 2026, khi đến bệnh viện, dùng thẻ My Number đã đăng ký chức năng bảo hiểm hoặc Giấy xác nhận tư cách bảo hiểm (Qualification Confirmation Certificate) hợp lệ khi áp dụng. Giấy thông báo thông tin tư cách (Qualification Information Notice) đơn lẻ không phải cùng loại và không tự chứng minh quyền khám; đừng tiếp tục dùng thẻ công ty cũ đã hết hiệu lực. Xem bảo hiểm và khám chữa bệnh.
Lương hưu không tự chuyển theo hợp đồng mới
Khi chấm dứt Employees’ Pension (kōsei nenkin), cư dân Nhật 20–59 tuổi không lập tức được công ty mới bảo hiểm và không đủ điều kiện người phụ thuộc có thể cần tham gia National Pension Nhóm I tại địa phương trong 14 ngày từ khi thuộc nhóm này. Nếu lập tức được nhận vào công ty có bảo hiểm, chủ sử dụng lao động thường đăng ký hệ thống công ty; vợ/chồng phụ thuộc đủ điều kiện có thể đăng ký Nhóm III qua chủ lao động của người bảo hiểm Nhóm II. Phân nhóm dựa trên tình trạng bảo hiểm, không chỉ tên visa.
Nếu thất nghiệp/khó đóng, hỏi thủ tục miễn hoặc hoãn đóng có xét hồ sơ. Japan Pension Service về thay đổi việc là điểm bắt đầu.
Lịch thực tế khi đổi việc
Trước khi rời công ty: kiểm tra nhãn tư cách, công việc được phép, HSP/SSW có gắn tổ chức hay không, ngày hết hạn thẻ và điều kiện nghề mới. Xin ý kiến ISA nếu cần chấp thuận chuyển tư cách; giữ hợp đồng, bảng lương và hồ sơ bảo hiểm/lương hưu.
Khi hợp đồng cũ thực sự kết thúc: nộp đúng thông báo 14 ngày khi thuộc diện, xin rishokuhyō, xác định ngày mất bảo hiểm công ty, ghi lại hoạt động tìm việc.
Khi hợp đồng mới có hiệu lực: xem có thông báo mới phải nộp; giữ riêng từng biên nhận. Chọn bảo hiểm y tế trước khi hết hạn 20 ngày nếu muốn tự nguyện tiếp tục; đăng ký NHI/nhóm lương hưu tương ứng. Chỉ bắt đầu làm khi chính công việc mới được phép, và xử lý gia hạn/chuyển tư cách trước khi thẻ hết hạn.
Ba điều sai thường gặp: “Thẻ còn hạn nên làm nghề nào cũng được” — sai. “HR đã báo nên tôi không phải báo” — không chắc. “Thất nghiệp tròn ba tháng là bị trục xuất ngay” — không phải quy tắc tự động; ISA xét điều khoản và lý do chính đáng.
Khi hỏi ISA: mang thẻ cư trú, hộ chiếu, ngày thực tế hợp đồng cũ kết thúc/hợp đồng mới có hiệu lực, mô tả nghề, tên công ty, hồ sơ xin việc và ngày hết hạn. Hỏi tách biệt: công việc mới có nằm trong tư cách hiện tại không; có cần chấp thuận chuyển tư cách trước khi làm; Điều 19-16 phải khai những sự kiện nào và từ ngày nào; nếu hết hạn trong lúc tìm việc có thủ tục hợp pháp nào? Lưu câu trả lời có thể kiểm chứng.
Mới đến Nhật? Xem đăng ký địa chỉ, My Number, bảo hiểm và lương hưu trong tháng đầu.