Việc cần làm sớm nhất khi bắt đầu sống ở Nhật Bản là đăng ký địa chỉ nơi ở, không phải chờ thẻ My Number nhựa. Nếu bạn là người cư trú trung/dài hạn và đã xác lập chỗ ở, thông thường bạn phải khai địa chỉ tại chính quyền thành phố/quận trong 14 ngày kể từ ngày xác lập chỗ ở đó. Sau đó mới đối chiếu ai đăng ký bảo hiểm y tế công và lương hưu cho bạn. Các thủ tục liên quan nhau nhưng có hồ sơ và thời hạn riêng, không thể coi đã xong hết chỉ vì đến tòa thị chính một lần.
Hướng dẫn này dành cho người sang Nhật làm việc, học tập hoặc sống với gia đình. Du khách ngắn hạn không nên tự áp dụng danh sách đăng ký của người cư trú.
Kế hoạch tháng đầu sau khi đến Nhật
| Thời điểm | Việc cần làm | Cơ quan/người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|
| Khi nhập cảnh | Xác nhận tư cách, thời hạn cư trú, thẻ cư trú (zairyū kādo) hoặc dấu ghi thẻ được cấp sau | Bạn và cơ quan nhập cảnh |
| Khi đã có nơi ở thực tế | Khai địa chỉ trong 14 ngày và làm thủ tục chuyển vào địa phương (ten'nyū todoke) nếu cần | Tòa thị chính/quận |
| Cùng buổi làm việc | Hỏi về Bảo hiểm y tế quốc dân (NHI) và Lương hưu quốc dân nếu không được công ty hoặc người thân bảo hiểm | Địa phương, công ty hoặc bên bảo hiểm |
| Sau đăng ký | Chờ thông báo Mã số cá nhân (Individual Number Notice) thường gửi sau khoảng 2–3 tuần; cân nhắc xin thẻ My Number riêng | J-LIS và địa phương |
| Trước khi đi khám | Xác nhận dùng thẻ My Number đã đăng ký bảo hiểm hay Giấy xác nhận tư cách bảo hiểm (shikaku kakuninsho) | Bên bảo hiểm/cơ sở y tế |
| Trước hết tháng | So sánh ngày bắt đầu bảo hiểm, thư yêu cầu đóng phí và các ngày trống giữa hai chế độ | Bạn, HR và địa phương |
Mốc 14 ngày của địa chỉ tính từ lúc có nơi ở thực sự, không từ lúc nhận thư My Number. Mốc bảo hiểm và lương hưu còn phụ thuộc khi nào bạn đủ điều kiện tham gia.
1. Trước hết hãy xác định bạn có phải cư dân trung/dài hạn
Người nước ngoài có tư cách và thời gian cư trú đủ điều kiện (thường quá ba tháng) có thể được cấp thẻ cư trú. Du khách tạm thời và một số loại tư cách/thời hạn nằm ngoài nhóm này. Đừng kết luận chỉ dựa vào việc đã mua vé ở Nhật lâu hơn kỳ nghỉ.
Nếu nhận thẻ tại sân bay, hãy kiểm tra họ tên, tư cách và ngày hết hạn. Một số cửa khẩu cấp ghi chú trên hộ chiếu rằng thẻ sẽ được cấp sau. Chưa cầm thẻ không có nghĩa được bỏ khai địa chỉ; mang hộ chiếu có ghi chú đến cơ quan địa phương.
Ví dụ theo ngày: nhân viên đến Nhật 3/11, ở tạm vài đêm, sau đó xác lập địa chỉ thực tế 10/11. Quy tắc nhập cư tính 14 ngày từ ngày có nơi cư trú, không mặc định từ 3/11. Nhưng cũng không phải cứ nói “ở khách sạn” là tự miễn; địa phương phải xét nơi thực sự sống. Xem thủ tục khai địa chỉ khi mới nhập cảnh của ISA và thay đổi địa chỉ sau này.
2. Đăng ký địa chỉ đúng chính quyền địa phương
Đến cơ quan thành phố, quận (ward), thị trấn hoặc làng phụ trách địa chỉ nơi ở thật. Ở 23 quận đặc biệt của Tokyo thường là quận sở hoặc điểm tiếp nhận được ủy quyền. Bạn có thể nói: “Tôi mới chuyển đến Nhật và cần đăng ký địa chỉ” (jūmin tōroku / ten'nyū todoke).
Mang thẻ cư trú hoặc hộ chiếu có ghi chú cấp thẻ sau, hộ chiếu và thông tin địa chỉ/ngày chuyển vào. Một số địa phương yêu cầu thêm giấy tờ gia đình, trường học hoặc người trong hộ; nên đọc danh sách của quận trước khi đến.
Việc nộp thông báo chuyển đến cho địa phương với đúng giấy tờ cư trú thường đồng thời hoàn thành nghĩa vụ báo địa chỉ với ISA, không cần nộp một mẫu trùng lặp tại Immigration cho đúng cùng lần chuyển đến. Tuy nhiên, hãy xác nhận thông tin đã ghi lên thẻ và hỏi xin giấy chứng nhận cư trú (jūminhyō) khi cần cho ngân hàng, công ty hay dịch vụ khác. Chỉ xin bản in số My Number khi thật sự cần và bảo quản an toàn.
Nếu đổi nhà về sau, thủ tục khai chuyển đi/chuyển đến trong một địa phương khác với chuyển sang địa phương khác; phải cập nhật địa chỉ trên thẻ và sổ cư trú. Nếu chưa tìm được căn hộ dài hạn, hãy xác định nơi đang thực sự sống, hỏi quận về cách đăng ký và không khai địa chỉ giả. Hướng dẫn thuê nhà ở Nhật giải thích phần tìm nhà.
3. My Number, giấy báo số và thẻ nhựa là ba thứ khác nhau
| Tên | Ý nghĩa | Điều quan trọng |
|---|---|---|
| My Number (kojin bangō) | Mã hành chính cá nhân 12 chữ số, tạo trong hệ thống đăng ký cư trú | Giữ kín, chỉ cung cấp cho thủ tục hợp pháp |
| Individual Number Notice | Thư thông báo mã số gửi đến địa chỉ | Không phải giấy tờ tùy thân hay giấy chứng minh mã số chính thức |
| My Number Card | Thẻ nhựa có ảnh, tùy chọn; có thể đăng ký để sử dụng làm chứng nhận bảo hiểm y tế | Nộp đơn riêng, chờ nhận thông báo cấp và đến lấy theo quy định |
Theo J-LIS, thư thông báo thường gửi bằng bưu phẩm đăng ký đơn giản khoảng 2–3 tuần sau đăng ký địa chỉ. Nếu không nhận được, liên hệ địa phương, không đăng công khai mã số hoặc địa chỉ lên mạng.
Không có nghĩa vụ chung buộc phải xin My Number Card ngay. Có thể nộp online bằng mã đơn hoặc kênh được phép, rồi nhận theo thông báo địa phương; thời gian có thể một tháng hoặc lâu hơn. Không nên hứa sẽ có thẻ trong 30 ngày đầu. Nếu mất thông báo số, hỏi giấy jūminhyō phù hợp chứa mã số khi thực sự cần; không mặc định thư cũ được gửi lại. FAQ J-LIS.
4. Bạn tham gia bảo hiểm y tế nào?
| Tình huống | Chế độ thường phù hợp | Ai xác nhận |
|---|---|---|
| Làm cho công ty thuộc diện và bản thân đủ điều kiện | Bảo hiểm y tế người lao động (kenkō hoken) | HR, payroll và hãng bảo hiểm |
| Là cư dân đủ điều kiện không được công ty hay chế độ công khác bảo hiểm | Bảo hiểm y tế quốc dân (NHI) tại địa phương | Bộ phận NHI của quận/thành phố |
| Đủ điều kiện là người phụ thuộc của người lao động được bảo hiểm | Chế độ người phụ thuộc nếu hãng chấp nhận thu nhập/quan hệ | Công ty và hãng của người thân |
| Du khách, tư cách bị loại trừ hoặc trường hợp hiệp định quốc tế | Có thể không thuộc NHI thông thường | Cơ quan liên quan |
Hỏi HR ngày bắt đầu bảo hiểm thực tế, không chỉ nghe “công ty có bảo hiểm”. Nếu cần NHI, phải đăng ký thông thường trong 14 ngày từ khi đủ điều kiện; hướng dẫn quận Toshima nói báo trễ có thể dẫn tới truy thu phí từ ngày lẽ ra phải tham gia.
Người được cho phép lưu trú ba tháng hoặc ít hơn thường không thuộc NHI, nhưng một số trường hợp có bằng chứng sẽ ở Nhật trên ba tháng như giấy học dài hạn có thể được địa phương xem xét, tùy loại tư cách và các điều kiện loại trừ khác. Không tự suy rằng giấy nhập học luôn thắng mọi ngoại lệ.
Năm 2026: xuất trình bằng chứng bảo hiểm nào khi đi khám?
Thẻ bảo hiểm y tế kiểu cũ đã hết hiệu lực theo lịch vào 1/12/2025, và giai đoạn chấp nhận tạm thẻ hết hạn kết thúc 31/07/2026. Do đó trong tháng 10/2026:
- Nếu đã đăng ký My Number Card làm bảo hiểm, dùng Myna Insurance Card (Myna hokenshō).
- Nếu có bảo hiểm công nhưng chưa có hoặc chưa kích hoạt thẻ My Number, hãng bảo hiểm hiện cấp Giấy xác nhận tư cách bảo hiểm (shikaku kakuninsho, 資格確認書) miễn phí và theo quy định thường không cần đơn riêng. Giấy này chứng minh bảo hiểm đã có, không tạo ra đăng ký bảo hiểm.
- Qualification Information Notice (資格情報のお知らせ) không được tự dùng một mình để nhận khám theo bảo hiểm; khi máy kiểm tra điện tử không hoạt động, xuất trình thông báo giấy cùng thẻ My Number.
- Chỉ có mã số 12 chữ số, thư thông báo hoặc đơn đang xin thẻ không kích hoạt quyền bảo hiểm.
MHLW giải thích giấy xác nhận, phân biệt cấp tự động với một số trường hợp phải xin như mất thẻ. Hãy hỏi HR/hãng bảo hiểm cần mang gì nếu lịch khám đến trước giấy tờ; không trì hoãn điều trị cần thiết chỉ vì thẻ My Number chưa đến. Xem thêm tài liệu MHLW về chứng từ.
5. Lương hưu: tùy nhóm bảo hiểm, không chỉ tuổi
Người cư trú 20–59 tuổi thường thuộc hệ thống Lương hưu quốc dân bất kể quốc tịch, nhưng cách đóng tùy nhóm:
| Nhóm | Thường là ai | Ai đăng ký |
|---|---|---|
| Nhóm I | Người tự kinh doanh, sinh viên hoặc thất nghiệp đủ điều kiện mà không thuộc II/III | Tự đăng ký tại địa phương trong 14 ngày từ lúc thuộc nhóm I |
| Nhóm II | Nhân viên tham gia Employees’ Pension | Công ty nộp hồ sơ, không đăng ký riêng nhóm I trong thời gian được bảo hiểm |
| Nhóm III | Vợ/chồng phụ thuộc đủ điều kiện của người tham gia nhóm II, thường 20–59 tuổi | Qua công ty của vợ/chồng |
Sinh viên không tự được miễn đóng. Sinh viên thuộc diện có thể xin chương trình hoãn đóng đặc biệt, người khó khăn có thể xin miễn/hoãn theo điều kiện, phải nộp đơn và được xét. Khoảng trống giữa ngày đến Nhật và ngày công ty bắt đầu nhóm II có thể yêu cầu nhóm I. Một số tư cách lưu trú hoặc hiệp định bảo hiểm xã hội song phương có chứng từ phù hợp làm thay đổi nghĩa vụ; hỏi Japan Pension Service.
Ba trường hợp tháng đầu
Nhân viên đến trước ngày hợp đồng có hiệu lực: đăng ký địa chỉ, hỏi HR ngày bắt đầu bảo hiểm/lương hưu công ty. Nếu có thời gian trống, hỏi địa phương có cần NHI và Nhóm I hay không. Nếu đã gia nhập NHI rồi vào bảo hiểm công ty, chủ động thông báo rút khỏi NHI trong 14 ngày theo quận Toshima, không chờ hệ thống tự xóa.
Sinh viên đại học 24 tuổi: khai địa chỉ, xem điều kiện NHI, đăng ký Lương hưu Nhóm I và hỏi hoãn đóng dành cho sinh viên. Chỉ có thẻ sinh viên không làm hóa đơn biến mất.
Vợ/chồng theo người lao động: khai địa chỉ, hỏi công ty của người đi làm về bảo hiểm người phụ thuộc và lương hưu Nhóm III. Kết hôn hay có visa gia đình không tự xác nhận điều kiện thu nhập và đăng ký.
Đi tòa thị chính nên mang gì, hỏi gì?
Mang hộ chiếu, thẻ cư trú/ghi chú cấp sau, địa chỉ và ngày chuyển vào, thông tin trường/công ty, giấy bảo hiểm nếu đã có, các giấy quan hệ gia đình liên quan. Hỏi: địa chỉ đã được đăng ký và ghi lên thẻ chưa; tôi cần NHI hay không và từ ngày nào; có khoảng nào phải vào Nhóm I không; trước khi có thẻ My Number tôi đưa giấy gì cho phòng khám; thư thông báo số được gửi đến đâu?
Giữ biên nhận và kiểm tra thư, thông báo đóng phí về sau. Một chuyến đến quận không có nghĩa mọi nghĩa vụ của các hệ thống độc lập đã hoàn tất.
Bước tiếp theo: Nếu đổi công ty hoặc thất nghiệp, xem hướng dẫn đổi việc, thông báo 14 ngày và bảo hiểm.