Tại Nhật Bản, tư cách lưu trú Du học (Student) và Gia đình phụ thuộc (Dependant) tự nó không cho phép bạn đi làm hưởng lương. Thông thường phải xin và được cấp phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú trước ca làm đầu tiên. Với loại giấy phép bao quát thông thường, tổng giờ của tất cả công việc không vượt 28 giờ mỗi tuần, dù bạn làm ở hai cửa hàng. Du học sinh có ngoại lệ trong kỳ nghỉ dài được trường chính thức quy định, còn người ở diện Dependant không được mượn ngoại lệ nghỉ học này.
Hãy xem mặt trước thẻ cư trú, phần ghi quyền làm việc ở mặt sau và giấy phép riêng (nếu có), rồi đối chiếu với đúng tên đơn vị, nhiệm vụ và lịch làm. Đang chờ xét đơn hay quản lý nói “được làm” không thay thế quyết định ISA.
Phân biệt tư cách cư trú với quyền đi làm
Student (留学) là tư cách của người học; Dependant (家族滞在) là tư cách gia đình phụ thuộc. Vợ/chồng của người Nhật hoặc thường trú nhân có thể ở diện khác với Dependant, và quyền lao động khác. Nếu chưa rõ loại trên thẻ, xem hướng dẫn gia đình Nhật Bản.
Đơn chính thức có tên Permission to Engage in Activity Other Than That Permitted under the Status of Residence Previously Granted. Quyền này chỉ bổ sung cho hoạt động cư trú chính: bạn vẫn phải thực sự học hoặc đáp ứng quan hệ phụ thuộc. Luật Quản lý Xuất nhập cảnh Điều 19 và quy định thi hành Điều 19, 19-3 là cơ sở cho giới hạn, ngoại lệ và thu hồi phép.
Công việc nào cần làm thủ tục nào?
| Tình huống | Trước khi nhận ca đầu tiên |
|---|---|
| Làm thêm thông thường ở cửa hàng, văn phòng, quán ăn ban ngày | Kiểm tra đã có giấy phép bao quát, đúng loại hoạt động, địa điểm và tổng giờ chưa; thiếu phép thì nộp tại ISA |
| Có công việc thứ hai | Gộp giờ tất cả chủ lao động; chia 28 giờ riêng cho từng nơi là sai |
| Freelance, kinh doanh, dự án không thể đo giờ rõ ràng | Mang hợp đồng, nhiệm vụ, cách trả tiền và ghi giờ đến ISA; có thể phải xin giấy phép cá biệt |
| Thực tập được trả tiền dài giờ | Đề nghị trường và ISA đánh giá; tên “internship” hoặc tín chỉ học tập không tự tăng giới hạn |
| Muốn chuyển sang công việc toàn thời gian | Hỏi về chuyển tư cách cư trú phù hợp và chờ chấp thuận trước khi làm ngoài phạm vi hiện tại |
Giấy phép bao quát có thể áp dụng cho nhiều công việc đúng điều kiện mà không nêu một chủ lao động cố định. Giấy phép cá biệt xác định hoạt động, địa điểm và hạn mức cụ thể. Đại học Kyoto lưu ý các nhiệm vụ không đo được số giờ hoặc thực tập toàn thời gian cần tư vấn trước; lời khuyên của trường không phải quyết định cho mọi người.
Xin giấy phép ở đâu, cần chuẩn bị gì?
Đã ở Nhật: liên hệ cơ quan ISA vùng phụ trách nơi cư trú. Theo mẫu hiện hành, chuẩn bị hộ chiếu, thẻ cư trú, giấy phép hoạt động ngoài tư cách đã có, đơn đăng ký và tài liệu mô tả vị trí/đơn vị/số giờ/thù lao nếu xin cho công việc cụ thể. Du học sinh nên mang thêm thông tin đang học và lịch nghỉ chính thức khi cần. Nếu công ty hoặc trường đề nghị nộp hộ, xác nhận người thực hiện có quyền đại diện theo thủ tục, không phải bất cứ người quản lý nào cũng ký thay được.
Du học sinh mới nhập cảnh: theo JASSO Study in Japan, một số người lần đầu nhập cảnh với tư cách Student trên ba tháng có thể xin phép khi làm thủ tục nhập cảnh tại điểm cho phép. Đây không phải quyền xin tại sân bay cho mọi Dependant hoặc cam kết được cấp ngay. Nếu không được cấp, dùng ISA vùng sau khi vào Nhật và đợi phê duyệt mới làm việc.
Quyền truy cập hệ thống đăng ký cư trú trực tuyến không chứng minh mọi loại đơn xin làm thêm có thể nộp độc lập qua mạng. Hãy hỏi ISA về chính giao dịch của mình; thủ tục trực tiếp tại ISA vùng là phương án kiểm chứng được. Không có thời gian phê duyệt chung được bảo đảm.
Đếm giờ đúng cách, kể cả khi làm hai nơi
Giới hạn phổ biến của giấy phép bao quát: 28 giờ trong tổng số công việc của một tuần, và Cục Lao động Tokyo, tài liệu trang 23 yêu cầu không vượt dù tuần bắt đầu từ ngày nào. Ranh giới kỳ trả lương không làm mới quyền làm việc.
Ví dụ: 18 giờ tại quán cà phê + 10 giờ dạy kèm = 28 giờ, vừa đủ. Nếu nhận thêm một ca hai giờ, tổng thành 30 giờ, không phù hợp. Hãy từ chối hoặc điều chỉnh lịch trước ca, xem cả khoảng bảy ngày liền kề. Giảm hai giờ vào tháng sau không sửa được tuần đã vượt. Ghi giờ thực tế, thời gian chuẩn bị có tính là giờ làm không và tổng ca của các chủ lao động.
Ngoại lệ kỳ nghỉ dài chỉ dành cho Student
Trong kỳ nghỉ dài có trong nội quy trường, Du học sinh có giấy phép bao quát có thể làm tối đa tám giờ/ngày theo Điều 19(5)(i) và hướng dẫn MEXT ngày 28/04/2026. Xin trường xác nhận ngày bắt đầu/kết thúc. Cuối tuần, lễ quốc gia, tuần lịch học trống hoặc nghỉ học cá nhân không tự trở thành kỳ nghỉ dài chính thức. Luật lao động về nghỉ ngơi/ca làm vẫn áp dụng.
Người thuộc Dependant vẫn bị giới hạn 28 giờ mỗi tuần trong giấy phép thông thường dù con cái hoặc vợ/chồng đang nghỉ hè.
Cửa hàng giải trí: phải xét giấy phép cơ sở, không chỉ tên công việc
Giấy phép bao quát thường loại trừ hoạt động tại cơ sở thuộc một số ngành vui chơi/giải trí có quy định đặc biệt và cơ sở liên quan tình dục, theo Điều 19(5)(i). Hạn chế có thể áp dụng ngay cả khi công việc chỉ là dọn vệ sinh, rửa bát hoặc hành chính. Đừng cho rằng quán có tên tiếng Anh là “restaurant” thì chắc chắn thuộc loại được phép; cần xem giấy phép kinh doanh và cơ sở thực tế.
Ngoại lệ từ 01/10/2026 — chỉ cho một số người giữ tư cách Dependant tại cơ sở pachinko/giải trí được cấp phép cụ thể: thông báo ISA cho phép nộp đơn xin giấy phép cá biệt đối với cơ sở có giấy phép đúng các nhóm theo Luật kiểm soát kinh doanh giải trí Điều 2(1)(4) hoặc (5), được cấp theo Điều 3(1). Student và một số người thuộc Designated Activities bị loại trừ. Đây là cơ hội xin xét, không tự động cho làm, không mở rộng tới mọi bar, cửa hàng giải trí hay cơ sở người lớn.
Trước ca đầu tiên phải có quyết định giấy phép cá biệt cho đúng cửa hàng và công việc, không chỉ giấy phép 28 giờ bao quát hoặc đơn đang xét. Theo thông báo ISA, bộ hồ sơ đặc thù gồm (1) đơn, (2) mô tả công việc, giờ và lương, (3) cam kết của chủ lao động, (4) cam kết người xin, (5) chứng cứ giấy phép kinh doanh của cơ sở, (6) thông tin tất cả công việc có trả tiền khác và tổng giờ, cùng hộ chiếu/thẻ cư trú theo yêu cầu chung. Doanh nghiệp phải theo dõi giờ của các việc khác. Giấy phép cá biệt không cộng thêm 28 giờ mới: tổng hoạt động làm thêm vẫn trong 28 giờ/tuần. Dùng mẫu mới nhất của ISA, không tự soạn mẫu thay thế.
Những ngoại lệ cần tách riêng
Một số trợ giảng/nghiên cứu theo hợp đồng với chính trường đại học mà Student đang học hoặc trường kỹ thuật đủ điều kiện có thể thuộc trường hợp không cần phép riêng theo Điều 19-3(iii); người học duy nhất tiếng Nhật bị loại trong điều khoản được trích. Không thể suy ra mọi công việc trong khuôn viên, dạy kèm ngoài trường hoặc chức danh “research” đều miễn. Hãy để trường xác định hợp đồng và cơ sở.
Tốt nghiệp, bảo lưu, thôi học hoặc rời danh sách trường: quyền làm thêm dựa trên Student có thể không còn sử dụng được dù thẻ cư trú vẫn có ngày hết hạn ở tương lai. Hãy ngừng dựa vào phép cũ và trao đổi ISA trước những ca tiếp theo. Gia hạn tư cách và giấy phép hoạt động ngoài tư cách là hai chuyện; giấy phép làm thêm không mặc định tự gia hạn, nên kiểm tra thông tin trên thẻ/giấy mới. Nộp đơn mới không kéo dài thời hạn cư trú.
Nếu đã làm khi chưa có phép hoặc quá giờ, dừng phần việc không phù hợp, giữ hồ sơ giờ làm, hợp đồng và tiền lương trung thực rồi trình bày đúng sự thật với ISA hoặc người tư vấn pháp lý có chuyên môn; giấy phép cấp sau không hồi tố cho ca cũ. Cơ quan có thể thu hồi giấy phép hoạt động ngoài tư cách nếu vi phạm, nhưng không thể dự đoán một kết quả xử lý duy nhất.
Thỏa thuận với chủ lao động trước khi chốt lịch
Đưa cho chủ lao động tư cách in trên thẻ, giấy phép thực tế, giờ đang làm ở nơi khác và mô tả nhiệm vụ. Đề nghị lịch bằng văn bản, kiểm tra cơ sở có giấy phép phù hợp, nhắc ngày hết hiệu lực và cơ chế báo ca làm thêm. Sinh viên cần thông tin trường theo hướng dẫn MEXT.
Quyết định cuối: với Student hoặc Dependant, không bắt đầu công việc hưởng lương nếu chưa được cấp quyền phù hợp. Tổng 28 giờ, kỳ nghỉ dài chỉ dành cho Student, và các công việc tại pachinko được cấp phép riêng chỉ xét Dependant với giấy phép cá biệt. Một ca làm được trì hoãn vẫn an toàn hơn một ca không được phép.