Người nước ngoài kết hôn với công dân Nhật và người phối ngẫu đi cùng một lao động nước ngoài tại Nhật thường không xin cùng một diện cư trú. Trường hợp đầu cần xem xét diện Spouse or Child of Japanese National (日本人の配偶者等); trường hợp sau có thể phù hợp với diện Dependent (家族滞在) nếu tư cách cư trú của người bảo lãnh và quan hệ gia đình đáp ứng điều kiện. Quyền làm việc của hai diện này khác nhau đáng kể.
Hãy xác định chính xác quốc tịch hoặc tư cách cư trú của người mà bạn sẽ đoàn tụ, rồi xem xét riêng cho từng người phối ngẫu và từng trẻ em. Giấy đăng ký kết hôn chứng minh quan hệ, không tự nó cấp quyền cư trú hay làm việc tại Nhật Bản.
Chọn diện cư trú trước khi chuẩn bị hồ sơ
| Hoàn cảnh của bạn | Diện cần xem xét | Điểm khác biệt chính |
|---|---|---|
| Bạn là vợ/chồng hợp pháp, mang quốc tịch nước ngoài, của một công dân Nhật | Spouse or Child of Japanese National — 日本人の配偶者等 | Sau khi được cấp, diện này không hạn chế loại hình công việc theo tư cách cư trú |
| Bạn là con mang quốc tịch nước ngoài được sinh ra là con của công dân Nhật, hoặc đủ điều kiện theo chế định nhận con nuôi đặc biệt | Nhóm con thuộc diện Spouse or Child of Japanese National | Điều kiện và giấy tờ chứng minh của trẻ khác hồ sơ của vợ/chồng |
| Bạn là vợ/chồng hoặc con được người nước ngoài có tư cách cư trú phù hợp chu cấp | Dependent — 家族滞在 | Muốn làm công việc có trả lương phải xin giấy phép riêng |
| Bạn đến sống cùng người phối ngẫu có tư cách thường trú nhân | Spouse or Child of Permanent Resident — 永住者の配偶者等 | Đây là diện riêng; kết hôn không đồng nghĩa bạn cũng có thường trú |
| Bạn có quan hệ gia đình khác hoặc là con riêng của người phối ngẫu | Diện phù hợp theo hoàn cảnh, có thể là Long-Term Resident hoặc Designated Activities | Không nên mặc định mình thuộc một trong hai diện đầu tiên |
Bộ Ngoại giao Nhật Bản (MOFA) phân biệt các nhóm thị thực lưu trú dài hạn. Những tên gọi phổ biến như “visa gia đình” hay “visa vợ/chồng” không đủ chính xác để lựa chọn diện nộp hồ sơ.
Khi vợ/chồng hoặc cha mẹ của bạn là công dân Nhật
Đại sứ quán Nhật Bản tại Anh giải thích nhóm này bao gồm vợ/chồng hợp pháp, người được sinh ra là con của công dân Nhật và trẻ được nhận làm con nuôi đặc biệt theo Điều 817-2 Bộ luật Dân sự Nhật Bản. Cần phân biệt con đã có quốc tịch Nhật với con mang quốc tịch nước ngoài cần xin tư cách cư trú.
Đối với trẻ em, trước hết kiểm tra quốc tịch, sau đó xác định quan hệ cha mẹ–con về mặt pháp lý và lịch sử gia đình có liên quan. Việc cha/mẹ tái hôn với công dân Nhật không tự động biến con riêng thành người được sinh ra là con của công dân Nhật.
Nhận con nuôi thông thường và nhận con nuôi đặc biệt không phải cùng một chế định. Trung tâm Hỗ trợ Pháp lý Nhật Bản phân biệt hai loại; một số trường hợp nhận con nuôi thông thường có thể cần xét diện Long-Term Resident nếu đáp ứng điều kiện. Con riêng, con nuôi thông thường hoặc trẻ có cha/mẹ đổi quốc tịch cần được xem xét riêng. Không nên dùng nguyên bộ giấy tờ của người phối ngẫu làm toàn bộ hồ sơ cho trẻ.
Việc kết hôn không lập tức tạo ra tư cách cư trú. Nếu đang ở Nhật với tư cách khác, bạn phải nộp hồ sơ và được chấp thuận chuyển đổi. Cho đến khi được cấp phép, quyền làm việc vẫn phụ thuộc vào tư cách cư trú hiện có của bạn.
Khi vợ/chồng hoặc cha mẹ là người nước ngoài đang cư trú tại Nhật
Diện Dependent (家族滞在) dành cho vợ/chồng hoặc con được người cư trú có tư cách phù hợp chu cấp, không phải diện mời sang Nhật dành cho mọi người thân. Gia đình du học sinh có thể đủ điều kiện trong một số trường hợp; hướng dẫn của Đại học Kyoto nêu rõ cha mẹ và anh chị em không thuộc nhóm này.
Nếu người bảo lãnh đi làm, hãy xác định tư cách cư trú ghi trên giấy tờ của họ, thay vì chỉ dựa vào chức danh công việc. JETRO giải thích việc người lao động nước ngoài đưa gia đình sang Nhật, trong đó có khả năng nộp hồ sơ xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) cho gia đình cùng lúc với người lao động hoặc sau khi người lao động được cấp tư cách.
Có hai ngoại lệ đáng chú ý:
- Specified Skilled Worker (i) và (ii) khác nhau. Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản (ISA) giải thích diện (i) không cho phép bảo lãnh gia đình đi cùng, còn diện (ii) có thể cho phép. Đừng cho rằng chỉ cần người bảo lãnh có hợp đồng lao động tại Nhật thì gia đình chắc chắn xin được Dependent. Điều này không loại trừ khả năng người thân độc lập đủ điều kiện cho diện khác.
- Gia đình của người có diện Highly Skilled Professional có thể có cơ chế đặc biệt. JETRO mô tả những ưu đãi có điều kiện đối với việc làm của vợ/chồng và việc đưa cha mẹ đi cùng. Đây không phải quyền làm việc không giới hạn tự động dành cho mọi người mang diện Dependent.
Nếu người bảo lãnh có tư cách Designated Activities, phải kiểm tra nội dung hoạt động cụ thể được chỉ định. MOFA có những nhóm hoạt động chỉ định khác, kể cả sắp xếp cho gia đình người làm việc từ xa theo diện digital nomad. Riêng tên “Designated Activities” không chứng minh người bảo lãnh đủ điều kiện bảo lãnh diện Dependent thông thường.
Người bảo lãnh cần có bằng chứng về khả năng chu cấp. Hãy dự tính chi phí dựa trên nguồn lực có thể chứng minh, thay vì giả định vợ/chồng đi cùng sẽ lập tức được làm việc toàn thời gian. Khái niệm “người phụ thuộc” trong thuế hoặc bảo hiểm y tế không thay thế việc xét tư cách cư trú theo luật nhập cư.
Vợ/chồng hoặc con có thể làm việc không?
Trung tâm Hỗ trợ Pháp lý Nhật Bản liệt kê các tư cách Spouse or Child of Japanese National, Spouse or Child of Permanent Resident, Permanent Resident và Long-Term Resident là những diện không giới hạn loại hình hoạt động làm việc theo tư cách cư trú. Điều này không miễn trừ điều kiện cấp phép hành nghề hoặc luật lao động.
Chỉ có tư cách Dependent thì chưa được làm việc có trả lương. Trước khi bắt đầu, người mang tư cách này cần được cấp giấy phép hoạt động ngoài tư cách cư trú, tiếng Nhật là 資格外活動許可 (shikakugai katsudō kyoka).
Theo giấy phép tổng quát thông thường, giới hạn là 28 giờ mỗi tuần. Đây là tổng số giờ của một người trên tất cả nơi làm việc, không phải 28 giờ cho mỗi chủ lao động. Ví dụ, làm 18 giờ ở nơi thứ nhất và 12 giờ ở nơi thứ hai thành 30 giờ; chia cho hai chủ lao động không làm số giờ đó hợp lệ.
Giấy phép còn có điều kiện về loại hoạt động, không chỉ về thời gian. Không nên cho rằng giấy phép tổng quát cho phép làm tại mọi loại cơ sở kinh doanh. Với công việc liên quan đến cơ sở giải trí/kinh doanh thuộc phạm vi quản lý đặc biệt, hoặc công việc khó xác định giờ làm, cần hỏi ISA loại giấy phép và điều kiện cụ thể trước khi nhận việc. Đừng áp dụng chế độ giờ làm trong kỳ nghỉ dài dành cho du học sinh sang người có diện Dependent.
Đại học Kyoto phân biệt giấy phép tổng quát và giấy phép cá biệt, đồng thời mô tả việc xin phép tại cơ quan xuất nhập cảnh khu vực với đơn, hộ chiếu và thẻ cư trú. Hãy xác nhận giấy phép thực sự đã được cấp và các điều kiện đi kèm trước khi đi làm.
Nếu mục tiêu là một công việc toàn thời gian, hãy tìm hiểu một diện cư trú làm việc mà chính bạn đủ điều kiện hoặc một phương án phù hợp khác. Nộp hồ sơ xin chuyển diện không có nghĩa bạn đã được phép bắt đầu công việc mới. Công việc từ xa và tự do cũng cần kiểm tra phạm vi hoạt động được phép; nhận tiền từ nước ngoài không tự giải quyết câu hỏi về tư cách cư trú.
Chuẩn bị bằng chứng đúng với từng người nộp hồ sơ
Người nộp hồ sơ là chính người phối ngẫu hoặc trẻ em xin tư cách cư trú. Người vợ/chồng hoặc cha/mẹ chu cấp là một người khác, ngay cả khi họ thay mặt nộp hồ sơ. Hãy lập danh sách giấy tờ riêng cho từng người.
| Câu hỏi cần xác định | Giấy tờ cần chuẩn bị để đối chiếu với danh mục chính thức |
|---|---|
| Ai xin tư cách? | Thông tin hộ chiếu, mẫu đơn đúng thủ tục, ảnh nếu được yêu cầu |
| Quan hệ gia đình là gì? | Giấy kết hôn, khai sinh hoặc nhận con nuôi; trích lục hộ tịch gia đình Nhật (koseki) khi phù hợp |
| Ai chu cấp? | Thông tin nhân thân; giấy tờ cư trú nếu người chu cấp mang quốc tịch nước ngoài |
| Chi phí sinh hoạt được bảo đảm ra sao? | Giấy tờ việc làm, thu nhập, thuế hoặc bằng chứng tiết kiệm, học bổng khi phù hợp |
| Họ tên và hồ sơ có thống nhất không? | Giấy tờ giải thích khác biệt phiên âm, thay đổi họ tên hoặc thông tin hộ tịch thiếu sót |
Với Dependent, hướng dẫn Đại học Kyoto đề cập bằng chứng quan hệ gia đình, tư cách của người bảo lãnh và tài chính. Tuy nhiên, đó là hướng dẫn dành cho sinh viên và nhà nghiên cứu của trường; hãy lấy danh mục hiện hành của ISA cho đúng trường hợp của bạn.
Với gia đình công dân Nhật, Đại sứ quán Nhật tại Mỹ có danh sách riêng cho vợ/chồng và con, gồm giấy tờ hộ tịch, quan hệ, tài chính và bảo lãnh trong các trường hợp liên quan. Trang này dành cho thủ tục xin thị thực không có COE trong phạm vi lãnh sự quán đó, không phải danh mục COE áp dụng trên toàn Nhật Bản. Từ “Dependent” trong tên trang cũng không đổi tên tư cách cư trú theo luật.
Hãy dùng các trang ISA riêng cho Dependent, vợ/chồng công dân Nhật và con của công dân Nhật. Chọn đúng thủ tục: COE, chuyển tư cách, gia hạn hoặc xin cấp tư cách tại Nhật. Kiểm tra yêu cầu về bản dịch, ngày cấp giấy tờ, bản chính/bản sao và bảng câu hỏi trong danh mục hiện hành tương ứng; cơ quan xử lý có thể yêu cầu bổ sung.
Xin từ ngoài Nhật: COE, thị thực rồi nhập cảnh
- Xác định diện và cách nộp. Thống nhất ai chuẩn bị giấy tờ chứng minh quan hệ, chu cấp và ai có thể nộp tại Nhật.
- Xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh khu vực, thông thường thông qua người đại diện đủ điều kiện ở Nhật.
- Xin thị thực tại cơ quan đại diện Nhật phụ trách nơi cư trú của bạn. Theo danh mục của cơ quan đó và hướng dẫn MOFA về gia đình công dân Nhật hoặc Dependent.
- Đến Nhật và qua thủ tục xét cho phép nhập cảnh. Kiểm tra tư cách, thời hạn lưu trú và giới hạn làm việc thực sự được cấp.
MOFA nêu hộ chiếu, tờ khai thị thực, ảnh và COE trong bộ hồ sơ thị thực cơ bản, có thể kèm giấy tờ bổ sung theo quốc tịch. Hãy làm theo hướng dẫn về cách xuất trình hoặc in COE điện tử. COE không bảo đảm được cấp thị thực; thị thực cũng không bảo đảm được cho phép nhập cảnh.
Không phải trường hợp nào COE cũng là điều kiện tuyệt đối. MOFA cho phép xin thị thực không có COE nhưng cảnh báo có thể phải nộp nhiều bằng chứng hơn và mất vài tháng xét duyệt. Nếu người phối ngẫu Nhật đang sống ở nước ngoài và không thể thu xếp hồ sơ COE, hãy hỏi cơ quan đại diện Nhật phụ trách trước.
Trước khi chuẩn bị giấy tờ sức khỏe, kiểm tra xem chương trình sàng lọc lao trước nhập cảnh của Nhật có áp dụng theo quốc tịch, nơi cư trú và phương thức nhập cảnh của bạn hay không. Thời điểm áp dụng và các ngoại lệ cần được kiểm tra; không thể chỉ dựa vào tên diện cư trú gia đình.
Hãy lên kế hoạch vé máy bay và chuyển nhà linh hoạt. Đừng hiểu thời gian xử lý tham khảo là ngày đoàn tụ gia đình được bảo đảm. Nếu chỉ đến thăm ngắn hạn, đọc hướng dẫn về thị thực và nhập cảnh.
Nếu bạn đang ở Nhật
Chuyển tư cách cư trú, gia hạn thời hạn cư trú và xin COE là các thủ tục khác nhau. JETRO xác nhận việc chuyển tư cách cần được cho phép và người mang diện Temporary Visitor thông thường không thể chuyển, trừ khi có hoàn cảnh đặc biệt và không thể tránh khỏi. Đừng lập kế hoạch chuyển đến Nhật bằng cách vào diện du lịch rồi coi việc chuyển sang diện gia đình sau kết hôn là đương nhiên.
Nếu tiếp tục ở cùng diện, hãy nộp hồ sơ gia hạn trước ngày hết hạn. Kiểm tra hạn riêng của mỗi thành viên gia đình. Kết hôn hay người bảo lãnh được gia hạn không tự động gia hạn tư cách cho những người khác.
Đối với em bé mang quốc tịch nước ngoài sinh tại Nhật và sẽ ở lại quá 60 ngày, cần xin cấp tư cách cư trú trong vòng 30 ngày kể từ ngày sinh. Đây là thủ tục riêng với khai sinh tại địa phương, thông thường phải thực hiện trong 14 ngày. Đại học Kyoto giải thích sự khác nhau này cho gia đình diện Dependent. Hãy xác định diện phù hợp cho em bé thay vì chờ hồ sơ COE dành cho người nhập cảnh từ nước ngoài.
Sau khi được cấp: ba việc cần theo dõi
- Địa chỉ: Theo JETRO, người cư trú trung và dài hạn phải khai báo địa chỉ trong vòng 14 ngày kể từ khi xác lập nơi cư trú. Các việc hành chính tại thành phố/quận được trình bày trong hướng dẫn tháng đầu tại Nhật bằng tiếng Anh; bản tiếng Việt của hướng dẫn đó chưa được xuất bản.
- Việc làm: Trước khi nhận việc hoặc thay đổi số giờ, hãy kiểm tra thẻ cư trú và mọi giấy phép làm việc riêng. Thư mời làm việc không tự thay đổi phạm vi được phép theo luật nhập cư.
- Thay đổi gia đình: Ly hôn hoặc người phối ngẫu qua đời có thể làm phát sinh nghĩa vụ thông báo cho ISA và việc xem xét lại căn cứ cư trú. JETRO nêu thời hạn thông báo 14 ngày đối với người phối ngẫu mang diện Dependent; hướng dẫn của quận Ōta nêu thời hạn thông báo ly hôn trong trường hợp vợ/chồng công dân Nhật. Hãy liên hệ ISA để xác định đúng thủ tục của mình, không chờ đến lúc gia hạn.
Trước khi nộp, bạn cần trả lời được bốn câu hỏi: Diện cư trú chính xác là gì? Ai là người xin và quan hệ gia đình ra sao? Dùng bằng chứng nào chứng minh khả năng chu cấp? Quyền làm việc được cấp như thế nào? Nếu còn điểm chưa rõ, hãy mang giấy tờ gia đình đến cơ quan phụ trách để xác minh đúng điểm đó trước khi chọn mẫu đơn.